Assistenz der Geschäftsführung in Teil- oder Vollzeit

Das erwartet Sie:

Sie übernehmen in Teil- (ab 30 Stunden/Woche) oder Vollzeit die Organisation des Sekretariats der Geschäftsführung einschließlich aller anfallenden Assistenz- und Sachbearbeitungstätigkeiten. Zu Ihrem Verantwortungsbereich gehören:
  • Proaktive Unterstützung der Geschäftsführung in administrativen und organisatorischen Aufgaben.
  • Eigenständige Steuerung des Sekretariats hinsichtlich des reibungslosen Ablaufs des Tagesgeschäftes. Hierzu gehört insbesondere: 
    • Eigenständige Terminorganisation/Terminmanagement von Veranstaltungen.
    • Verantwortliche und selbstständige Bearbeitung der Geschäftskorrespondenz in deutscher und gelegentlich in englischer Sprache.
    • Erstellung und Pflege von Berichten, Präsentationen, Statistiken und Reports.
    • Vertragsmanagement (digitale Ablage und Terminüberwachung)
  • Mitwirkung bei der internen Unternehmenskommunikation der Geschäftsführung.
  • Reise- und Besprechungsorganisation, wozu auch die Erstellung von Texten, Unterlagen, Präsentationen, Tagesordnungen und Protokollen im Rahmen der Vor- und Nachbereitung von Terminen inklusive der Reisekostenabrechnung für die Geschäftsführer und die Organisation von Bewirtung gehört.
  • Selbstständige Projekttätigkeiten (Assistieren und Ausführen von Sonderaufgaben für die Geschäftsführung). 
  • Erste Kontaktperson für Führungskräfte, Mitarbeiter und Geschäftspartner, persönlich wie telefonisch. Ihre Funktion als professionelle Schnittstelle für interne sowie externe Ansprechpartner rundet Ihr abwechslungsreiches Aufgabengebiet ab.

Das bringen Sie mit:

Sie verfügen über eine erfolgreich abgeschlossene kaufmännische Berufsausbildung als Kaufmann/-frau für Bürokommunikation oder eine vergleichbare Qualifikation und haben bereits Erfahrung im Sekretariat bzw. in der Assistenz gesammelt. Ihre Zuverlässigkeit sowie ihr Organisationstalent und ihre Planungsstärke zeichnen Sie ebenso aus wie ihre selbstständige und strukturierte Arbeitsweise. Vor allem sollten Sie ein kommunikativer und engagierter Teamplayer sein, der sich für moderne Telekommunikation genauso begeistern kann wie wir. Darüber hinaus sollten Sie Folgendes mitbringen:
  • Sehr sicherer Umgang mit MS-Office-Produkten (Outlook, Word, Excel, Power Point, OneNote).
  • Englischkenntnisse in Wort und Schrift sind wünschenswert.
  • Sie verbinden absolute Diskretion und Kommunikationsstärke mit diplomatischem Geschick und souveränem Auftreten.
  • Sie bringen Spaß an der Aufgabe ebenso mit, wie eine Eigenmotivation, ein hohes Engagement, Sie sind flexibel und belastbar und leben eine Service - und Teamorientierung.

Darauf können Sie sich freuen:


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